07/2008 - Van projectidee naar projectdossier
Van onze Surinaamse senior projectadviseur Henry Ori
De kop is er van af. UTSN heeft toegang tot een bedrag van Euro 8 miljoen gedurende 4 jaren. Nu de projectdossiers. Om van een projectidee te komen tot een projectdossier is niet voor een ieder een eenvoudige leerroute. In onze kinderjaren wordt ons al voorgehouden eerst denken voordat je wat doet. Het werken in projecten vindt steeds meer ingang als een methode om effectief en efficiënt resultaten te behalen. Maar projectmatig werken is meer dan met een project beginnen. Projectmatig werken is een methode, een manier van werken die toepasbaar is op vele verschillende onderwerpen en problemen. Het kan gaan om het ontwerpen van een nieuw gebouw, de opzet van een nieuw samenwerkingsproject en ga zo maar door. Je moet eerst bepalen wat het onderwerp van het project is. De verantwoordelijkheid ligt bij de projectdragers. In ons geval is het iemand of een organisatie uit Nederland of in Suriname (het gaat om een twinning). Samen wordt een projectopdracht geformuleerd waarin ook de algemene voorwaarden voor het project staan. De UTSN heeft een strak stramien ontworpen die als leidraad kan worden gevolgd om het projectdossier uit te schrijven.
De projectopdracht
Ideeën voor een project of problemen waarvan de oplossing projectmatig aangepakt gaat worden, moeten worden omgezet in een projectopdracht. Daarvoor zijn nodig: een projectvoorstel, de twee opdrachtgevers (Suriname en Nederland) en een duidelijk idee over het doel en het resultaat van het project. Een goed projectvoorstel is heel belangrijk om in aanmerking te komen voor subsidie. Volgens de basisregel ‘eerst denken dan doen’ kun je beter ruim de tijd nemen om uitgebreid na te denken over wat je wilt met een project, voordat je wat gaat doen. Dat bespaart naderhand veel werk.
In een projectvoorstel moet beschreven staan:
- De aanleiding voor het project (idee, probleem, activiteit);
- Wie de opdrachtgever is;
- Wat het doel is van het project;
- Het resultaat (wat komt er concreet uit);
- Voor wie het resultaat van het project bedoeld is;
- De voorwaarden (tijdsduur, menskracht, geld e.d.);
- Op grond van welke informatie (literatuur, gesprekken, etc.) het voorstel tot stand is gekomen.
Bij het uitwerken van het projectdossier moet het verschil tussen het doel van het project en het resultaat goed in het oog gehouden worden.
